Was ist OSCOS ?

OSCOS steht für (englisch): One-Stop Conference Organization Support, und ist unsere alles-in-einem Lösung für Ihre individuelle wissenschaftliche Konferenz oder Firmenevent in Vietnam.

Eine Konferenz zu Organisieren ist im allgemeinen ein sehr Zeit- und Arbeitsintensiver Prozess komplexer Problemstellungen, der viele Schritte beinhaltet, inklusive der Auseinandersetzung mit verschiedenen Unternehmen. Es beinhaltet:

  • umfangreiche Kommunikation (Telefon, E-mail, ...)
  • Einrichten einer Systematik für: Die Ausschreibung der Arbeiten (call-for-papers), das Anmelden der Konferenz (announcement), den Bestätigungsprozess für Arbeiten, ...
  • Arrangements für Konferenzräume und Unterkünfte der Teilnehmer sind abzuschließen und eventuelle Sonderraten in Hotels zu prüfen, ...
  • Vor der Konferenz müssen Catering, Kaffeepausen, Konferenzeröffnung und Gala-Dinner geplant werden, ...
  • Für eingeladene und besondere Gäste muss spezeill gesorgt werden, ...
  • Zahlungen müssen vorgenommen werden - inner- und außerhalb Vietnams

OSCOS übernimmt all dies für Sie in nur einem Schritt. Wir kümmern uns um alles. Unser Team wird Sie durch den ganzen Prozess führen.

Konferenzen organisiert durch Vietnam.com

ICCE 2014

The fifth International Conference on Communications and Electronics

Da Nang, Vietnam

(Offizieller Veranstalter)

www.hut-icce.org

ICCE 2012

The fourth International Conference on Communications and Electronics

Hue, Vietnam

(Offizieller Veranstalter)

www.hut-icce.org

Portfolio unserer Dienstleistung

Unsere Dienstleistung beinhaltet:

Web Hosting

Hat Ihre Konferenz eine Web-Präsenz?

Wir können Sie mit sicherem Webhosting unterstützen. Die Server befinden sich in Europa oder den USA, sodass ihre Teilnehmer schnellen und einfachen Zugriff auf die Webseite der Konferenz haben und das von überall in der Welt.

Da viele Mitarbeiter Vietnam.com's akademischen Hintergrund haben können wir Sie auch durch den Publikationsprozess geleiten, sollten Sie Hilfe benötigen. Unsere Mitarbeiter können Ihnen zeigen und Sie dabei unterstützen Konferenzhilfen wie EASYCHAIR oder EDAS zur effektiveren Bestätigung von Arbeiten zu nutzen. Wir bieten auch Hilfe für Programme zur Indexierung, wie IEEE Explorer, an.

Verhandlungen mit Hotels

Da Vietnam.com auf Hotelbuchungen spezialisiert ist und unser "Sales"-Team in Vietnam ist können wir uns vor Ort um Ihre Bedürfnisse kümmern und für Sie das Beste zum günstigsten Preis herausholen, dies betrifft:

  • Unterkunft
  • Konferenzräume
  • Konferenztouren, sowie Arrangements vor oder nach der Konferenz

Unsere Team wird für Sie Zimmer zu den besten Preisen bereitstellen können, verteilt über verschiedene Hotelkategorien, was eine einfache Handhabung von Absagen ermöglicht. Wir stellen Ihnen das passende Paket für Ihre Bedürfnisse und finanziellen Mittel zusammen.

Onlineregistrierung

Konferenzteilnehmer profitieren von unserem Online-Anmeldungsprozess. Unsere Software erlaubt es auch, Gäste einfach und flexibel zu verwalten, sodass man den Status jedes Teilnehmers sofort sehen und diesen auch kontaktieren kann, falls nötig.

Zusätzlich können Ihre Teilnehmer auch außerhalb der Konferenzzeit noch Touren und Räume hinzufügen, ohne das System zu wechseln.

Zahlungsmethoden

Wir werden vor Ort einen funktionierenden Kreditkartenterminal aufbauen. Zudem akzeptieren wir internationale Banküberweisungen. Auf diese Weise bieten wir einen weltweiten sicheren Zahlungsprozess.

Für Teilnehmer können wir auch legale "red invoices" für den Zoll besorgen, sollten diese gebraucht werden.

 

 

Rezeption

Auf der Konferenz wird unser Personal mit einem Empfangsschalter zugegen sein und bietet verschiedene Hilfen:

  • Registrierung von Teilnehmern und Rednern vor Ort,
  • abhandeln noch offener Rechnungen, sowie Ausstellen von Quittungen,
  • Verteilen von Material (Broschüren, Datensticks, ...),
  • wir kümmern uns um VIP-Gäste und wichtige Redner,
  • selbstverständlich kümmern wir uns auch um alle weiteren Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer

Aufbau der Konferenz

Suchen Sie ein bestimmtes Zimmer?

Unsere Mitarbeiter werden auch Abläufe und Zeitpläne aufstellen, sowie an Schildern anbringen und an entsprechenden Schlüsselpunkten der Konferenz aufstellen, damit auch jeder Teilnehmer zu seinem Vortrag und seinem Workshop findet.

Sollten Sie technische Hilfe benötigen, bieten wir Ihnen selbstverständlich auch Hilfe beim Aufbau jeglichen Equipments an, das Sie für die Vorträge ihrer Teilnehmer brauchen.

Catering

Brauchen Sie eine Kaffeepause?

Unser Service beinhaltet auch die Organisation des Catering ihres Events. In der Kaffeepause unterhalten sich die Konferenzteilnehmer, sozialisieren sich, entspannen ein paar Minuten oder bereiten sich auf die nächste Sitzung vor.

Desweiteren wäre ein Gala-Dinner am Abend vielleicht die perfekte Gelegenheit für alle, neue Kontakte zu knüpfen und Bande zu festigen und nach dem langen, anstrengenden Tag einer Konferenz zu entspannen.

Reiseinformationen

Sollten Ihre Teilnehmer mehr von Vietnam und seiner Kultur erfahren wollen, werden wir ihnen gerne mit zusätzlichen Informationen und Ratschlägen zur Seite stehen. Unser Team weiß immer, was es gerade aktuell zu sehen gibt und was zu dieser Jahreszeit Sinn macht. Erhältlich wird diese Information direkt vor Ort an unserem Schalter. Dort können Ihre Teilnehmer auch gleich Buchungen übernehmen lassen, um sich nach der Konferenz ins aufregende und historisch wie kulturell begeisternde aufzumachen.